Een gezamenlijke ICT-datacenter infrastructuur as a service (IaaS) voor de gemeenten Nieuwegein en Zeist
Gemeenten Zeist/Nieuwegein
De gemeenten Nieuwegein en Zeist wilden beide de hardware van hun datacenters vervangen. Ze besloten een gezamenlijk datacenter infrastructuur te ontwerpen en te laten beheren door een externe partij. Op dat platform houden Nieuwegein en Zeist ieder een eigen omgeving. Sjoerd de Graaf, ICT adviseur gemeente Nieuwegein, en Mark Nuijten, technisch adviseur IT gemeente Zeist, leggen uit hoe dit traject is verlopen.
Betere performance en hogere beschikbaarheid
“Bij de gemeente Nieuwegein wilden we de performance van onze ICT verbeteren en de beschikbaarheid ervan verhogen”, vertelt Sjoerd de Graaf. “Bovendien was onze hardware aan het verouderen. Daarom zijn we een aanbestedingstraject gestart om alle servers, opslagmogelijkheden, back-up platforms en bedrade en onbedrade netwerkcomponenten te vervangen. Een dergelijke grote aanbesteding doen we niet vaak. Het is dan fijn als je deskundigheid in je team hebt voor wie dit dagelijks werk is, die de markt kent en die weet hoe gemeenten functioneren. Om die redenen hebben we Paul Entius en Tjerk Wierda van WE-advies gevraagd ons te adviseren bij de aanbesteding.”
Van meekijken naar samenwerken
“Toen we hoorden dat Zeist binnenkort voor eenzelfde aanbesteding zou staan, hebben we ze aangeboden met ons mee te kijken”, gaat Sjoerd verder. “Bij hun aanbesteding zouden ze dan gebruik kunnen maken van leerpunten uit ons traject. Omgekeerd zouden ze ons wellicht van goede adviezen kunnen voorzien. Gaandeweg ontstond het voornemen de aanbestedingen samen op te pakken. Met een groter volume sta je sterker in de onderhandelingen met de leveranciers. Vervolgens ontstond het idee nog een stap verder te gaan en een gezamenlijke ICT-infrastructuur te ontwerpen en aan te besteden.”
Vier scenario’s
“Om een goed beeld te krijgen van de voor- en nadelen van de verschillende vormen van samenwerking heeft WE-advies vier scenario’s uitgewerkt en voor ieder daarvan een businesscase opgesteld”, geeft Mark Nuijten aan. “Het eerste scenario was beide datacenters apart aanbesteden. In het tweede scenario zouden we samen aanbesteden, elkaars locaties gebruiken voor uitwijkdoeleinden, maar ieder zijn eigen techniek houden. In het derde scenario zouden we een gezamenlijke infrastructuur ontwerpen, met één leverancier en beheerder, met op dat platform voor iedere gemeente een eigen omgeving. In een vierde scenario zou de samenwerking nog intenser zijn, grofweg vergelijkbaar met een shared service center.”
Shared private cloud
Uiteindelijk kozen Nieuwegein en Zeist voor het derde scenario. Mark: “De huidige on premise datacenters van beide gemeenten worden overgezet naar een nieuwe gedeelde infrastructuur. Die infrastructuur is logisch gescheiden in een gedeelte voor de gemeente Nieuwegein en een gedeelte voor de gemeente Zeist. Het beheer van het datacenter besteden we uit. Hiermee kiezen we dus voor een shared private ICT-infrastructuur oplossing. We zijn zelf eigenaar van de spullen die ook bij ons op de locaties staan, maar we gaan de spullen niet meer zelf beheren.”
Voordelen van de samenwerking
De samenwerking heeft veel voordelen volgens Sjoerd. “Allereerst is er het schaalvoordeel. Je koopt twee omgevingen en dat betekent betere condities. Bovendien beschikken we straks over twee datacenterlocaties die ver genoeg van elkaar vandaan liggen om als mirror te functioneren. De ICT-infrastructuur is straks 99,999% van de tijd beschikbaar. Daarnaast delen we elkaars vrije ruimte in opslagcapaciteit, waardoor we in totaal minder opslagruimte hoeven aan te schaffen. Zeist en Nieuwegein werken ook op andere terreinen al samen. Beide gemeenten hebben veel overeenkomsten en zijn ongeveer even groot. Dat laatste is prettig omdat dan niet een van de partijen de andere overheerst.”
Van beheerder naar regisseur
Door het beheer uit te besteden willen Nieuwegein en Zeist meer tijd overhouden voor innovatie. Mark: “Ons ICT-team is te klein om alles zelf te doen. Technische beheerzaken nemen nu nog zoveel tijd in beslag dat we eigenlijk te weinig tijd hebben met gebruikers na te denken over informatievragen en functionele wensen. Dat willen we verbeteren. We worden systeemregisseurs in plaats van systeembeheerders. Het is een rol waar we wel even in zullen moeten groeien, onder andere omdat het andere vaardigheden van beheerders vraagt.”
Minder kwetsbaar
“Een grotere beheerpartij heeft ook meer kennis en opvangmogelijkheden dan een klein ICT-team. Hierdoor worden we minder kwetsbaar”, gaat Mark verder. “Tegelijkertijd blijven de spullen van ons en zijn wij ook een belangrijke opdrachtgever voor de beheerder. We kunnen specifieke eisen stellen. In het voortraject hebben we bijvoorbeeld met hulp van WE-advies duidelijk opgeschreven welke werkplekperformance we verwachten. Zo’n gedetailleerde invloed is veel lastiger te realiseren, of tegen veel hogere kosten, als we onze hele ICT-infrastructuur naar de cloud hadden verplaatst.”
Cloud
Over zo’n volledige cloudoplossing hebben Nieuwegein en Zeist wel nagedacht. Sjoerd: “We hebben uiteraard gekeken of het investeren in ijzer nog wel een goed idee is. Maar er zijn nog maar weinig gemeenten die hun hele ICT-infrastructuur aan een grote cloudleverancier hebben toevertrouwd. We wachten graag hun ervaringen af. In zekere zin hebben we wel een eerste stap gezet, doordat we geen zaken meer beheren waar een stekker aan zit. De komende periode gebruiken we om de organisatie klaar te maken voor de volgende stap. Maar ook in de toekomst is de cloud geen doel op zich voor ons. Het blijft een afweging tussen functionele mogelijkheden, performance, service en kosten.”
Financieel plafond
Om te kunnen kiezen tussen de verschillende scenario’s was het voor Nieuwegein en Zeist belangrijk een goed beeld van de financiële gevolgen te hebben. Sjoerd: “WE-advies heeft vooraf de kosten van de verschillende scenario’s voor ons beraamd. Omdat het om zoveel verschillende componenten gaat, vraagt dit om een gedetailleerde kennis van de markt. Zo’n raming hadden we zelf nooit zo nauwkeurig kunnen maken. We hebben de raming uiteindelijk ook gebruikt om de plafondprijs voor de aanbesteding te bepalen. Dat is best gewaagd, want als dit plafond te laag is, wordt er niet ingeschreven of gaan de inschrijvers gewoon over het plafond heen. Dat is beide niet gebeurd.”
Samen met beheerders
De aanbesteding is uiteindelijk vooral gegund op basis van kwaliteit. Mark: “We hebben een goede, betrouwbare partij nodig, anders gaan we daar lang last van hebben. De criteria voor de aanbesteding hebben we samen met WE-advies opgesteld. Paul Entius heeft in gesprekken met onze beheerders goed geluisterd naar hun eisen en wensen. Deze input heeft hij gecombineerd met zijn kennis van de markt en soortgelijke trajecten bij andere gemeenten. Op basis daarvan ontvingen we duidelijke, goed onderbouwde adviezen. Voor het juridische deel van de aanbesteding heeft WE-advies daarbij ook International Tender Services (ITS) erbij betrokken.”
Implementatie
Na de definitieve gunning in januari is inmiddels de implementatiefase gestart. Sjoerd: “Momenteel worden de concrete migratieplannen voor de verschillende onderdelen gemaakt. De nieuwe omgeving wordt naast de oude gebouwd en dan stap voor stap gemigreerd. In principe hebben gebruikers daar geen last van. Paul Entius zit in de stuurgroep van dit traject. Omdat zijn adviezen zo’n belangrijke input waren voor het bestek van de aanbesteding, heeft hij het ook scherp op zijn netvlies staan. Dit betekent dat hij het snel merkt als zaken anders gaan dan afgesproken. We kunnen dit dan in een vroeg stadium bijsturen. WE-advies heeft ons dus eerst geholpen te bepalen wat we willen en helpt ons nu dat wat we willen daadwerkelijk te krijgen.”
Wierda & Entius ICT inkoop en advies - Referentieverhaal SSC DeSom
SSC DeSom
Een ambitieuzere opgave voor een organisatie in ontwikkeling
Met slimme ICT-oplossingen de werkprocessen beter ondersteunen. Dat is een wens van veel gemeenten. Samenwerken in bijvoorbeeld een Shared Service Center (SSC) biedt dan vaak de beste mogelijkheden om voor een robuuste dienstverlening te zorgen, adequate regie over externe partijen te kunnen voeren en voldoende budget voor hardware en software vrij te maken. Om die redenen besloten de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer en Medemblik in 2012 SSC DeSom op te richten.
Drie nieuwe ontwikkelingen
Almar Wimer Siebenga werd aangetrokken als kwartiermaker, Alexandra van Dorland werd programmamanager ICT. Samen geven ze leiding aan een team dat als opdracht meekreeg te zorgen dat SSC DeSom op 1 januari 2016 volledig operationeel is. Siebenga: “Onder leiding van Wim Hoekstra van Quarant was er een duidelijke Business Case tot stand gekomen met een overzichtelijk en logisch stappenplan. Dat zouden we uitvoeren, maar in de praktijk werden de plannen al snel een stuk ambitieuzer. Na onze start meldde de gemeente Koggenland zich als zesde gemeente. De gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland (SED) besloten tot een ambtelijke fusie en wilden samen al vanaf 1 januari 2015 als één organisatie via het SSC werken. En op 1 januari 2015 fuseerden de sociale diensten van de zes gemeenten van SSC DeSom, de sociale dienst van de gemeente Hoorn en de sociale werkvoorziening Op/Maat van West-Friesland met elkaar.”
Waardevolle investering
De opgave waarvoor SSC DeSom kwam te staan veranderde door deze drie nieuwe ontwikkelingen ingrijpend. Siebenga: “Het SSC moest eerder draaien, met extra taken en met het beheer van alle bestaande ICT-omgevingen. Dit leverde soms lastige momenten op, zeker omdat de organisatie en de opdracht nog in ontwikkeling waren. Ook de deelnemende gemeenten moesten nog wennen aan elkaar en leren om opdrachtgever te zijn. Iedereen heeft zich tot het uiterste, en soms nog verder, moeten inspannen, maar tot nu toe hebben we alle belangrijke deadlines gehaald. Een voordeel is er ook. Omdat alle partijen voor dit resultaat zo intensief met elkaar hebben moeten samenwerken, zijn de inspanningen niet alleen ICT-technisch, maar ook relationeel een zeer waardevolle investering geweest voor verdere samenwerking binnen West-Friesland.”
Noodzakelijke keuzes
Door de ambitieuzere opgave was er te weinig tijd voor SSC DeSom en de medewerkers om op adem te komen. Ook kon het oorspronkelijke stappenplan niet op alle onderdelen worden gevolgd. Zo was het bijvoorbeeld de bedoeling hardware pas te vervangen als iets technisch en economisch versleten was. Maar de infrastructuur moest in de nieuwe situatie veel eerder op orde zijn en een groter volume aankunnen. Ook heeft SSC DeSom vaker gekozen voor maatwerk dan in een ideale situatie was gebeurd, simpelweg omdat de tijd ontbrak generieke oplossingen te onderzoeken.
Voordelen voor de toekomst
De versnelde en grotere opgave kent een aantal extra voordelen ten opzichte van het oorspronkelijke plan van SSC DeSom. Een voorbeeld is dat de sociale werkvoorziening nu hetzelfde platform gebruikt als de gemeenten. Dit betekent dat in de toekomst de automatisering niet meer de grenzen van de samenwerking bepaalt. Daarnaast loopt het glasvezelnetwerk van SSC DeSom nu ook door Hoorn. Dat was oorspronkelijk niet de bedoeling. Het extra voordeel hiervan is dat de gemeente Hoorn haar uitwijkmogelijkheden bij SSC DeSom heeft georganiseerd, en andersom SSC DeSom in de toekomst bij de gemeente Hoorn kan uitwijken.
Inbreng WE-advies
Tjerk Wierda en Paul Entius van WE-advies zijn beiden betrokken bij SSC DeSom. Paul geeft leiding aan de werkgroep die de technische infrastructuur heeft ontworpen en realiseert, in nauwe samenwerking met de medewerkers van SSC DeSom die de infrastructuur uiteindelijk gaan beheren. Tjerk adviseert bij de strategische inkoop van hardware, software en ICT-dienstverlening. Twee rollen die nauw met elkaar verbonden zijn: je kijkt wat je nodig hebt, besteedt het aan en vervolgens kijk je of je met het resultaat functioneel kunt doen wat door de leverancier is beloofd.
Teamspelers
Alexandra van Dorland noemt als kracht van Wierda en Entius dat zij echte teamspelers zijn die graag verder kijken dan hun directe opdracht. “Binnen een organisatie waarbij meerdere organisaties samen iets moeten opbouwen, verlopen processen soms onvoorspelbaar. Beslissingen worden ook niet altijd puur rationeel genomen. Daar moet je mee kunnen omgaan. Dat is Paul en Tjerk wel toevertrouwd. Ze gaan als echte collega’s volledig op in het team. Ze zijn gemakkelijk benaderbaar, ook buiten kantoortijden en denken altijd mee. Hun adviezen beperken zich ook zeker niet tot hun eigen directe opdracht.”
Ervaring bij overheid
Wat meehelpt, is dat Paul en Tjerk beiden veel ervaring hebben bij lokale overheden en samenwerkingsverbanden. Van Dorland: “Het is prettig dat ze de processen, ICT-landschappen en applicaties kennen. Ze letten altijd op of er kansen zijn die de toekomstmogelijkheden van je infrastructuur drastisch vergroten. Daarbij houden ze ook elkaar scherp. Bovendien hebben ze gevoel voor de politiek binnen een gemeente. Door hun ervaring weten ze dat bij de overheid het soms wat langer duurt dan ideaal voordat beslissingen genomen worden. De processen die daarbij horen, leiden ze ook in goede banen.”